E-Rechnung im Onlineshop: Was ab 2027 auf Sie zukommt

Die Fristen, kurz und ohne Panik

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Das gilt bereits – ohne Übergangsfrist und unabhängig von der Größe.

Beim Versenden läuft es gestaffelt. Ab dem 1. Januar 2027 dürfen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz im inländischen B2B-Geschäft nur noch E-Rechnungen verschicken. Ab dem 1. Januar 2028 gilt das für alle, unabhängig vom Umsatz.

Wichtig für die Einordnung: Es geht ausschließlich um inländische B2B-Umsätze. Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen – wer einen reinen B2C-Shop betreibt, kann an dieser Stelle aufhören zu lesen. Alle anderen sollten weiterlesen, denn die Vorbereitung ist überschaubar, wenn man sie nicht auf den Dezember 2027 schiebt.

XRechnung oder ZUGFeRD?

Beide erfüllen die Anforderungen, unterscheiden sich aber im Aufbau.

XRechnung ist eine reine XML-Datei. Maschinell perfekt, für Menschen ohne Hilfsmittel unlesbar. Im Behördenumfeld ist sie der Standard.

ZUGFeRD ist ein PDF, in dem dieselben Daten zusätzlich als XML eingebettet sind. Der Empfänger sieht ein normales PDF, seine Software liest den strukturierten Teil.

Für Onlineshops ist ZUGFeRD meist die praktischere Wahl: Der Kunde bekommt weiterhin ein Dokument, das er ansehen und ablegen kann, und die Pflicht ist trotzdem erfüllt. Nur wenn Sie überwiegend an öffentliche Auftraggeber lieferst, führt an XRechnung kaum ein Weg vorbei.

Die entscheidende Frage: Wo entsteht Ihre Rechnung?

Bevor Sie über Shopware-Plugins nachdenken, klären Sie diesen Punkt – er entscheidet, ob es überhaupt ein Shop-Thema ist.

Fall 1: Die Rechnung kommt aus der Buchhaltung oder dem ERP. Dann ist das kein Shopware-Projekt, sondern eine Frage an Ihren Softwareanbieter. Die meisten Buchhaltungs- und Warenwirtschaftssysteme haben das Thema bereits umgesetzt oder auf dem Plan. Ihre Aufgabe ist, das nachzufragen und zu testen – nicht, im Shop etwas zu bauen.

Fall 2: Die Rechnung entsteht in Shopware. Das ist bei vielen kleineren und mittleren Shops so: Der Shop erzeugt das Rechnungsdokument und verschickt es per Mail. Genau hier gibt es Handlungsbedarf, denn Shopware erzeugt von Haus aus ein PDF ohne strukturierten Datenteil.

Fall 3: Beides gemischt. Der häufigste und unangenehmste Fall – Shop-Bestellungen laufen über den Shop, größere Kunden über die Buchhaltung. Dann brauchen Sie eine Antwort für beide Wege und müssen vor allem sicherstellen, dass Rechnungsnummern nicht doppelt vergeben werden.

Empfangen können Sie schon heute – ob Sie wollen oder nicht

Die Empfangspflicht wird gern übersehen, weil sie unspektakulär ist: Es reicht rechtlich ein E-Mail-Postfach, in dem E-Rechnungen ankommen können. Sie müssen sie annehmen – ein Lieferant darf Ihnen ab sofort eine XRechnung schicken, und Sie können nicht auf einem PDF bestehen.

Praktisch heißt das zweierlei: Sie brauchen einen Weg, solche Dateien zu lesen (jede gängige Buchhaltungssoftware kann das, für den Einzelfall genügen kostenlose Viewer), und Sie brauchen eine revisionssichere Ablage. Die XML-Datei ist das Original – nicht der Ausdruck.

Was Sie im Shop konkret brauchen

Wenn Ihre Rechnungen aus Shopware kommen, sind vier Dinge zu klären.

Vollständige Pflichtangaben. Eine E-Rechnung ist strenger als ein PDF: Fehlt eine Pflichtangabe, ist die Datei formal ungültig – ein Mensch würde darüber hinweglesen, ein Prüfprogramm nicht. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Steuernummer, vollständige Adressen, Leistungszeitpunkt, korrekte Steuersätze und eine eindeutige Rechnungsnummer müssen sauber gefüllt sein.

Saubere Kundendaten. Der häufigste Stolperstein in der Praxis. Firmenkunden ohne Firmenname im Datensatz, Umsatzsteuer-IDs mit Leerzeichen, Adressen im falschen Feld: Was im PDF niemandem auffiel, lässt die Erzeugung einer E-Rechnung scheitern. Diese Aufräumarbeit kostet mehr Zeit als die Technik – und lohnt sich, weil sie ohnehin ansteht.

Die Unterscheidung B2B und B2C. Ihr Shop muss wissen, welche Bestellung ein B2B-Geschäft ist. Wenn Firmenkunden bei Ihnen wie Privatkunden bestellen und nur zufällig eine Firma im Adressfeld steht, haben Sie kein technisches, sondern ein Datenmodellproblem.

Archivierung. Rechnungen sind aufbewahrungspflichtig, und zwar im Originalformat. Ein System, das die Datei nur verschickt und nicht ablegt, erfüllt die Anforderung nicht.

Was ich Ihnen für die nächsten Monate empfehle

Kläre zuerst, wo Ihre Rechnungen entstehen, und frage bei Ihrem Buchhaltungs- oder Warenwirtschaftsanbieter nach, was dort schon geht. Danach prüfe Ihre Firmenkundendaten auf Vollständigkeit – Umsatzsteuer-ID, Firmenname, Adressfelder. Diese beiden Schritte kosten wenig und nehmen Ihnen den Großteil des späteren Aufwands ab.

Erst danach lohnt die Entscheidung über das Format und die technische Umsetzung im Shop. Wer über der Umsatzgrenze liegt, sollte das im Laufe von 2026 erledigt haben, damit 2027 keine Rechnung liegen bleibt. Alle anderen haben ein Jahr länger – sollten die Datenpflege aber trotzdem nicht aufschieben.

Fazit

Die E-Rechnung ist kein Großprojekt, aber sie ist auch nichts, was sich in der letzten Dezemberwoche erledigen lässt. Der technische Teil – ein strukturierter Datensatz statt eines reinen PDFs – ist überschaubar. Der aufwendige Teil sind die Daten dahinter, und der lässt sich nicht abkürzen.

Für Shopbetreiber heißt das: früh klären, wo die Rechnung entsteht, die Firmenkundendaten in Ordnung bringen und dann in Ruhe entscheiden, ob ZUGFeRD aus dem Shop oder der Weg über die Buchhaltung der richtige ist.

Wenn Sie nicht sicher sind, in welchen der drei Fälle Ihr Shop gehört, schreiben Sie mir kurz, wie Ihre Rechnungen heute rausgehen – das lässt sich meist in wenigen Sätzen klären. Passend dazu: Wie Sie Ihre Kundendaten und Steuerlogik im B2B sauber aufsetzt, steht in meinem Artikel zu Shopware im B2B.